“知识工作”的真实本质和操作原则是：你对工作投入的思考，应该比你现在实际付出的多，但是比你所预想的要少。就像彼得·德鲁克所描写的那样：“在知识工作中，任务没有被指定，它需要由工作者确定。‘这项工作的预期成果是什么？’这是一个有助于提高知识工作者工作效率的关键性问题，这个问题可能会导致一些极具风险性的决定。通常，没有正确的答案，只有不同的选择。想要获取高收益，一定要明确地认定预期结果。”
要弄清人们工作生活中涌现出的各种事务的真实面目，要决定为此需要采取的种种行动，都将消耗人们大量的精力。因此，许多人对此产生了抵触情绪。实际上，我们从来没有学过在行动之前要进行周密的思考；大部分的日常活动也都以待处理事宜的形式（比如工作中未处理的公文，或者家里要洗的衣服等等）展现在我们面前。所以大多数人认为，根本没必要先花些精力屏气凝神地思考一下，进而去明确预期的结果。然而事实上，思考结果是促使希望转化为现实的最为有效的手段之一。为什么有些事情总是萦绕在你的心头
在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外：
你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。
这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。直到你澄清了所有问题，作出一切必要的决定，并把预期结果保存到那个系统中去（同时心里十分清楚，需要时你能随时调用查询这个系统），你的大脑才会放松下来。你可以骗过别人，但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫：你是否已经作出了必要的决定，是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方，以便这些信息能够在恰当的时候提醒你执行行动。如果你没有做好这些工作，那么，你的大脑就一分钟也不会停止运转。通常情况下，当你对某件事还没有依照上述的处理方法处理时，你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力，这只会增加你的精神负担。你的大脑并不总是那么管用
有趣的是，你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它够聪明的话，它就应该只在你需要处理某件事的时候才提醒你。
你有没有一把电池耗光了的手电筒？而你的大脑一般是什么时候，才提醒你该买电池了呢？你又是什么时候，才发现电池没电了呢？这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖，它就应该仅当你在商店里看到电池时才给你提醒，而且能一并告知你相应的电池型号。
从你今天早晨醒来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次地想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。
似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们一谈到有许多事要处理时，这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理，但你的大脑却无法有效处理它们。材料”的转化
我是这样定义“材料”（Stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。
多年以来，我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，而不是必须完成的实际工作的清单。它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息，而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和工作细节。
“材料”的存在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来。但是，一旦“材料”进入到我们的生活和工作中，便需要被定义和解释。作为知识工作者，这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程，并且明白无误，那么剩下的工作就不需要再耗费我们的脑力了，付出单纯的体力劳动就可以了。
在一次研讨会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的任务清单时感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划清单而言，这是我所听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要整理多少内容，管理哪些细节，才能获得真正的回报。如果他们希望自己的组织整理工作富有成效，就应该收集一切有待考虑的问题，然后完成思考的过程。